Wir kennen ihn alle: Diesen Moment, in dem wir nach zwei Wochen Urlaub unseren Rechner hochfahren, das E-Mail-Programm öffnen (oft schon mit einem flauen Gefühl) und dann die Zahl ungelesener E-Mails auf uns wirken lassen. Aber nicht nur nach dem Urlaub leiden viele Menschen an der Flut an andauernd eintreffenden Nachrichten, Informationen zu Projekten, Statistiken (die man sich bitte täglich ansehen soll), Abstimmungen mit Kolleg*innen, Newslettern und Angeboten.
Wir haben einen kleinen Leitfaden zusammengestellt, der dabei helfen kann, eingehende E-Mails zu reduzieren bzw. effizienter zu verwalten.
- Checke morgens NICHT deine Mails, bevor du nicht mindestens im Bad warst, idealerweise sogar erst dann, wenn du am Schreibtisch bist. Aber lass es definitiv nicht die erste Amtshandlung morgens im Bett sein.
- Schau auch tagsüber nicht immer wieder in die Mails, sondern nimm dir zwei bis drei Zeitpunkte an deinem Arbeitstag, an denen du dich darauf konzentrierst. Dann widme dich wieder anderen Themen. Stelle die Push-Funktion auf Desktop und Handy aus, so dass du nicht ständig von neu eintreffenden E-Mails abgelenkt wirst.
- Nutze Postfach-Ordner, um deine Mails vorzusortieren. So behältst du den Überblick und kannst schneller in Wichtig-Unwichtig-Dringend-Nicht dringend unterscheiden. Entscheide idealerweise beim ersten Öffnen, ob du das Thema delegieren kannst (dann gib es sofort weiter) oder ob du dich selbst darum kümmern willst.
- Bestelle Newsletter konsequent ab, die du nicht wirklich regelmäßig und interessiert liest.
- Vermeide CC – Du musst nicht alles wissen.
- Lass dir Informationen, die du nur einmal pro Woche benötigst, nach Möglichkeit gebündelt zukommen statt täglich.
- Nutze vor allem für größere Projekte mit mehreren beteiligten Personen zum allgemeinen Informationsaustausch Cloud- bzw. Intranetlösungen, anstatt über E-Mails mit riesigen Verteilern zu kommunizieren.
- Wenn du selbst ein Anliegen hast: Mach doch hin und wieder einen Weg zu Fuß und besprich es einfach persönlich. Die Bewegung tut dir gut, du siehst andere Menschen und du dein Thema geht nicht zwischen den 137 anderen Mails verloren, die der Empfänger heute noch erhalten wird. Auch der Griff zum Telefonhörer hat sich bewährt – gerade, wenn es zum Beispiel um Terminabstimmungen geht.
- Im Urlaub und bei Krankheit: Nutze die gegenseitige Mail-Weiterleitung an Kolleg*innen bei allen Themen, bei denen es irgendwie möglich ist. Geht das aus irgendwelchen Gründen nicht, frag auch deine*n Vorgesetzte*n. Gerade dort sollte das Interesse groß sein, dass du erholt zurückkommst.
- Versuch es mal mit einem ehrlichen: „Für dieses Thema habe ich aktuell keine Zeit/Motivation/Muße, bitte versuchen Sie es in 100 Jahren nochmal oder wenden Sie sich an Person X.“ Es ist ok, Themen abzulehnen. Es ist dein Fokus. Es ist deine Zeit.
Welche Strategien helfen euch am besten? Habt ihr weitere Ideen, die wir hier nicht aufgeführt haben?